会社というのは組織です。
そして組織の仕事は１人で行っているものではないので、ときには書類仕事や承認フローが発生します。
面倒くさいから苦手なんだよね。申請書書くのとかさ…
書類や承認仕事が得意な人、苦手な人それぞれいるでしょう。
しかしこの類のタスクが複雑な場合、その組織は問題があると言えます。
そこで今回は書類仕事や承認フローが複雑な職場は回避した方がいい理由について解説します。
書いている人
ITエンジニア。
SE、機械学習エンジニア、データサイエンティストなどの経験がある。
転職経験3回。
ロジカルに考えるのが得意。
記事を読むメリット
書類仕事や承認フローが複雑な職場は回避した方がいい理由がわかり、会社に居続けるべきか判断することができるようになる
書類仕事や承認フローが複雑な職場は回避した方がいい理由
書類仕事や承認フローが複雑な職場は回避した方がいい理由、これはただ１つです。
たった１つの理由、それは間接仕事は利益を生まないから。
仕事には直接仕事と間接仕事に分けられます。
直接仕事は利益に直結する生産・開発系の労働が該当し、間接は逆で利益に直結しない仕事、社内調整や書類仕事などが該当します。
間接仕事はいらないっていうこと？
いいえ、間接仕事も業務を回すためには必要です
業務を行うためには直接仕事、間接仕事どちらも必要です。
ですが注目したいのは間接仕事は利益に直結しないということ。
例えば残業。
社内で残業が発生するのが稀であれば残業する際に申請して是非を確認する必要があるでしょう。
その際に用紙に書いて押印して用紙を上司のもとまでもっていくのと、システム上で１クリックで申請を行うのとではかかる時間が大きく違います。
ですがどちらもプロジェクトに対して利益は生みません。
利益を生まない部分が大きくなると、その分売上を立てるために生産・開発の仕事が増えるか、もしくは顧客に高く売る必要が出てきます。
プロダクトの質が上がるわけでもないのに値上げされるのは嫌だなぁ…
であれば間接仕事は効率化すべきです。
もし誰もが残業する会社であれば残業申請すら不要でしょう。
効率化を受け入れる風土があるかどうか
何度も言いますが、間接仕事も必要です。
大事なのは効率化を受け入れる風土があるかどうかです。
残業申請も出張申請も経費精算も、間接仕事ですが会社で働くには必要な仕事です。
ですが効率化できるならすべきです。
もし未だに紙ベースで仕事をしているようなところがあれば、システム化して効率化する余地はあるでしょう。
ここで
いや、ウチの仕事のやり方はこうって決まってるから…
と言われるようであれば、実利よりも形式が重視される組織ということです。
このような組織は形式を重視するあまり変化できないので、世の中の変化に対応できません。
なので効率化重視の外資系企業が業界に参入してきたら、早々に敗者になるでしょう。
泥舟というやつですね
効率化を疎かにする組織は給与も低い
そして効率化を疎かにする組織は給与も低いと言えます。
何故なら無駄なコストが発生しているから。
本来効率化していれば得られていたはずの利益をみすみす逃しているわけです。
利益を取りに行かないのだから、業界を独占している企業でもない限り給与が高いはずがありません。
言われてみればそうだなぁ
面倒な書類仕事や承認フローに対する嘆き
実際に面倒な書類仕事や承認フローに悩まされている人はいます。
SNS上の反応をピックアップしてみました。
今日も残業申請するの忘れて残業してしまいました。
— ゆうみ (@Yuumi_Phantom) September 24, 2020
すみません。
でもさー、勤務表と社内チャットツールと2回別々の申請出すって面倒なんだよー。
【今日の出来事】
— ごっつん / silva067 (@gottsun067) April 1, 2019
今日から新部署だー。色々権限とか申請面倒だなー。
↓
まず新PCのセットアップからだよな…
↓
ん？社内のネットに繋がらん…もしかしてこの端末、ネット接続の申請許可降りて無い？
↓
なんにも出来ないやんけ！
↓
帰宅←ｲﾏｺｺ
プレミアムフライデー導入して15時に帰らないと早く帰れと急かすくせに14時半に「この書類PDF取って社内システムに登録（項目細かい超絶面倒）して今日中に郵送して」って言ってくるの何なの？
— ケンケン@年パ切れ・ヲタ卒 (@kenken_1211) September 29, 2017
はぁ？？お前午前中何してたんだよ。バカかよ。こっちは1秒足りとも無駄な残業したくねぇんだよ！
社内の非効率な書類や申請によって業務に悪影響が出ていることがよくわかります。
まとめ
今回は書類仕事や承認フローが複雑な職場は回避した方がいい理由について解説しました。
書類仕事や承認フローも会社組織の中では必要な業務です。
しかしそこに複雑さと無駄が多いと以下のような問題点が出てきます。
複雑な間接仕事の問題点
- 利益に直結しないコストが増加する
- 間接仕事に時間がとられ生産・開発業務の質が下がる
- 社内コストが増大するので、現場負荷が高くなるか、高い価格で顧客と契約する必要が出てくる
- 現行のやり方を重視しすぎて効率化できない組織は、効率化された同業者が現れたら滅びる
要は必要なプロセスですが、時間をかけすぎるとコストが増えるので効率化は必須。
できない会社は組織として脆弱と言えるでしょう。
黙れ！ウチにはウチのやりかたがあるんだ！
と頑なに効率化を拒む職場だとしたら、改善活動は不可能な職場です。転職を検討した方がいいかもしれません。
柔軟性が無い組織は環境、ルール、同業他社の変化に追いつけないので、危険ですね
ヤバい会社に長く居続けるのは危険です。
しかし辞めてすぐに再就職できる人は限られています。
そこでITスキルを高めるのがオススメ。
スキルを高めておくと「この会社を辞めても生きていける」という安心感が出てくるので、今後生きていく上での難易度が下がります。
また従業員を恐怖で支配するようなブラック企業で、退職を言い出すのすら難しい場合は退職代行を使うのも手です。
