会社というのは組織です。
その組織には生活の為、多くの従業員が働いています。
そして基本的に従業員は生活費を会社で働くことで得ているので、会社が存続してくれないと困ります。
ここで会社の将来を示すバロメーターが出てきます。
それは紙を多用しているかどうか。
まぁ今どき紙を多用するのはまずそうな気はする
そこで今回は業務で紙を多用する会社はオススメできない理由について解説します。
書いている人
ITエンジニア。
SE、機械学習エンジニア、データサイエンティストなどの経験がある。
転職経験3回。
ロジカルに考えるのが得意。
記事を読むメリット
業務で紙を多用する会社はオススメできない理由がわかり、会社に居続けるべきか判断することができるようになる
業務で紙を多用する会社はオススメできない理由
業務で紙を多用する会社はオススメできない理由、それは大きく２つ挙げられます。
紙を多用する職場の問題点
- コスト意識が低い
- IT対応力が低い
このようにコスト意識の低さとIT対応力の低さが問題となります。
では何故そう言えるのか。
次から具体的に説明していきます。
コスト意識が低い
まず紙を多用する組織はコスト意識が低いです。
まぁなんとなくわかる
紙の用途として考えられるのが書類です。
社内用、社外用と色々な書類があるでしょう。
紙は物理的な資源なので、印刷すればするほどコストがかかります。
つまり紙の書類はそのままコストとなるわけです。
やたらと書類の種類が多いところもありますが、印刷してるとコストかかりまくりでしょうね
しかし本来印刷が必要な書類は多くないはずです。
今や職場に1人1台PCがあるのは当たり前の時代。
社内だろうが社外だろうが書類は電子的に共有できるはずです。
履歴書だろうが、提案書だろうが、経費申請書であろうが、全てメールに添付して送付可能です。
それをしないというのは、自分たちのみならず相手にもコストを負わせている良くない習慣と言えるでしょう。
このコスト意識の低さは周囲に手間をかけさせるだけでなく、会社の経営にダイレクトに効いてきます。
お金が無駄に出ていくから当然です。
改善を試みないといずれ会社に悪い影響が出てくるでしょう。
無駄コストを抑えようとしなければそのうち会社が傾くか…
IT対応力が低い
そして紙を多用する会社はIT対応力が低いとも言えます。
当然といえば当然ですが、紙に印刷された資料は電子化されていません。
そして紙面からデータを取り込むには難易度が高いです。
文字はOCRで読み込めるかもしれませんが、OCRも完全とはいきません。
紙面からデータを読むよりも、元データが最初から電子データになっている方が圧倒的にデータ利用しやすいです。
なので紙を多用している会社にはまずデータがありません。
まぁ紙で資料作ってるんだから、データなんて無いですよね
電子データがあったとしても取り込めるレベルではない「資料」でしょう。
そしてこのような会社のIT担当、特にDX担当になると地獄を見ます。
何故なら周囲にITへの理解が無いから。
「データを使って経営判断したい」経営者。
それだけなら問題ありません。
ITを活用するには、ITを使った「あるべき業務の姿」を決めて、そこに向かうために業務を変えていく必要があります。
今までの業務のやり方でデータが集まってないのだから、変えないとデータなんて集まらないですからね
でも「会社の仕組みは変えたくない」という勢力はいます。
そしていまだに紙を多用するような組織だと、「変えたくない勢力」のほうが強かったりします。
なんなら経営層も「自分たちには影響の無いようにIT化して」と無茶な考えをしていたりします。
なので確実にIT化のミッションと保守派の板挟みにあいます。
「IT担当に任せておけばできるはずだ」という経営層と、「IT担当の言うことなど聞かない」という保守派。
業務改革をする為の権限が与えられずに責任だけ追求される地獄です。
絶対やりたくない仕事ですね
なのでIT対応力の低い会社は危険です。
まとめ
今回は業務で紙を多用する会社はオススメできない理由について解説しました。
業務上で紙の書類が必要となることもあるでしょう。
しかし不必要に紙の書類を多用する組織には以下のような問題点があります。
紙を多用する職場の問題点
- コスト意識が低い
- IT対応力が低い
資源や印刷労力を考慮できないコスト意識の低さと、紙業務から脱却できないIT対応力の低さです。
どちらも会社経営としては致命的。
もし効率的に業務を行う他社が現れた場合、紙ベースの業務だと内部コストが高くなるので、確実に負けてしまうでしょう。
負けるのがわかっている会社にいるのはリスクだなぁ
未来がなさそうであれば早めに見切りをつけたいですね
ヤバい会社に長く居続けるのは危険です。
しかし辞めてすぐに再就職できる人は限られています。
そこでITスキルを高めるのがオススメ。
スキルを高めておくと「この会社を辞めても生きていける」という安心感が出てくるので、今後生きていく上での難易度が下がります。
また従業員を恐怖で支配するようなブラック企業で、退職を言い出すのすら難しい場合は退職代行を使うのも手です。
